ข้อร้องเรียน ข้อคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะ หรือคำชมเชย นั้น ผู้แจ้งต้องจัดทำเป็นหนังสือในบันทึกข้อร้องเรียนตาม แบบฟอร์มการแจ้งข้อร้องเรียน ของมหาวิทยาลัยราชภัฏกาญจนบุรีกำหนด
หากมีข้อร้องเรียน ที่มิได้จัดทำเป็นหนังสือ ให้รีบดำเนินการจัดทำเป็นบันทึกข้อร้องเรียนดังกล่าวลงในแบบฟอร์มแจ้งข้อร้องเรียน ซึ่งจะต้องดำเนินการให้แล้วเสร็จภายใน ๒ วันทำการ นับตั้งแต่วันที่ได้รับข้อร้องเรียน ข้อคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะ คำชมเชย หากพ้นกำหนดวันดังกล่าว ศูนย์รับข้อร้องเรียนจะถือว่า ท่านไม่ประสงค์ดำเนินการต่อ และให้ยุติเรื่องดังกล่าว